RF-PEEP2019

XII Fédération PEEP Rapport financier 2018 Le contrôle s’est effectué en deux temps : • le 8 novembre 2018 : qui s’avère être une prise de contact, d’une part avec Nora Semail, qui nous a rejointes en cours de mandat, et, d’autre part, avec les différents intervenants qui collaborent avec la trésorière de la Fédération : comptable, expert-comptable, commis- saires aux comptes et directeur général. • les 21 et 22 février 2019 : en deux jours, nous approfondissons notre examen. Lors de ces deux jours, nous avons souhaité repositionner notre mis- sion afin qu’elle soit en adéquation avec la définition donnée par les statuts de la Fédération complétés par le règlement intérieur. A sa- voir : • Article 9 des statuts : « Elle (L’Assemblée Générale) désigne les contrôleurs aux comptes selon les modalités prévues au Règlement In- térieur ». • Article 13-7 du Règlement Intérieur : « Rôle et attributions du Tré- sorier Général » : Sous le contrôle du Président, le Trésorier Général est chargé du re- couvrement des sommes dues à quelques titres que ce soit. Il acquit- te les dépenses courantes et normales de la Fédération. Les dépenses exceptionnelles ne peuvent être engagées et réglées qu’après autori- sation du Conseil d’Administration. Le Trésorier tient la comptabilité prévue à l’article 17 des statuts. Il a la signature pour les comptes ouverts au nom de la Fédération. Il conserve, place et gère les fonds de la Fédération, suivant les pres- criptions du Conseil d’Administration. Il rend compte au Président. Sa gestion est vérifiée par trois contrôleurs aux comptes. • Article 14 du Règlement Intérieur : « Contrôleurs aux comptes » Les Contrôleurs aux Comptes sont élus pour deux ans par l’Assemblée Générale en son sein (…) Ils ont pour mission de contrôler la gestion ef- fectuée par les Trésoriers. Il est à noter et à regretter que tant pour le Trésorier, pour son adjoint que pour les contrôleurs, il n’existe de fiches de mission plus détaillées. Nous avons donc centré notre mission pour cet exercice 2018, non pas sur l’étude des comptes, mission dévolue aux commissaires aux comptes, ni sur le bien-fondé des dépenses – du moment qu’elles ont été votées lors d’un conseil d’administration – mais sur le rôle fonda- mental du Trésorier et le fait que le Trésorier puisse ou non effectuer les fonctions qui lui sont assignées. Le Trésorier, au-delà des attributions définies par les Statuts et le Rè- glement Intérieur de la Fédération, agit en relation étroite avec les dif- férents membres de la Fédération : - les membres du Bureau (Président, Secrétaire général…), - les autres élus, - et les salariés : non seulement le directeur général et la comptable, mais également la secrétaire des élus, les personnes en charge des associations de parents d’élèves (APE), le service informatique, les personnes en charge de la boutique et du service de reproduction et d’expédition… - les services extérieurs à la Fédération : expert-comptable et com- missaires aux comptes, les fournisseurs… En nous basant donc sur les fonctions statutaires du Trésorier : 1 / Recouvrement des sommes dues : Le Trésorier est en relation étroite avec le service dédié aux associa- tions de parents d’élèves (APE) puisque ce sont les salariés qui se chargent du recouvrement des adhésions dues. Les associations sont censées remonter leur listing et leur règlement avant le 31 décembre. Or les rappels ne commencent que très tardivement – aux environs du mois de juin de l’année suivante. On remarque aussi un manque de remontées d’informations par rap- port à la vie des associations et les problèmes de terrain qu’elles peu- vent rencontrer. 2 / Acquittement des dépenses courantes et normales et signature sur les comptes Le Trésorier vise les dépenses avant que la comptable ne procède à leur règlement, le plus souvent par virement et parfois par chèque – lorsque le RIB n’est pas fourni. Or, paradoxalement, le Trésorier – s’il a bien la signature pour les chèques – n’a pas d’accès ni d’autorisation pour les règlements par virement. 3 / Acquittement des dépenses exceptionnelles Les dépenses exceptionnelles – jusqu’à la fin de cet exercice – rece- vaient également le visa du directeur général. 4 / La tenue des comptes Au quotidien la saisie est faite par la comptable salariée. Le Trésorier est en relation avec l’expert-comptable et les commissaires aux comptes. Mais le Trésorier n’a aucun accès au logiciel de comptabilité ne se- rait-ce que pour avoir des informations. Il lui est nécessaire d’attendre la présence de la salariée pour que celle-ci imprime les documents dont il peut avoir besoin. Or, en tant que bénévole, sa présence au sein de la Fédération ne correspond pas forcément avec les heures de travail de la salariée. 5 / Conservation, placement et gestion des fonds Sur l’exercice 2018, il n’y a pas eu de placement. Quant à la conser- vation et à la gestion, le Trésorier n’est pas informé au préalable des mouvements de fonds entre compte-courant et compte de placement. En conclusion : La mission du Trésorier pourrait être en meilleure adéquation avec son rôle statutaire si les moyens mis à sa disposition pouvaient évoluer : - moyens informatiques, - gestion électronique des documents, - mode de communication, - mise en place de protocoles écrits, - meilleure communication entre les différents acteurs qui sont en re- lation avec lui, plus d’homogénéité lors du passage d’un trésorier à un autre. Toutefois, lors de nos trois jours de présence, nous n’avons constaté aucun manquement dans la gestion de la Trésorière. Valérie de Virginy Christine Messié Nora Semail RAPPORT DES CONTRÔLEURS AUX COMPTES Exercice 2018